In een steeds complexere maatschappij moet je streven naar eenvoud. Dat betoogt Edward de Bono in zijn boek ‘Simplicity’ (1998).
Hij gaat zelfs zover dat hij aanbeveelt dat “elk land een Nationaal Instituut voor Eenvoud in het leven zou moeten roepen”. Geen overbodige luxe als je leest dat Jan ten Hoopen, voorzitter van het “Adviescollege toetsing administratieve lasten” (Actal) , tot de conclusie komt dat “de aandacht voor overlast regeltjes van ministeries verslapt” (Volkskrant 22 april), enkele goede niet te na gesproken. De ministeries zouden de Bono’s boek als handboek moeten aanschaffen.
Eenvoud verhoogt de kwaliteit van het leven, maakt het makkelijker. Complexiteit, aldus de Bono, veroorzaakt stress, onrust en frustratie.
Je moet bewust streven naar eenvoud.
Ik ben vijf jaar bij Wolters Kluwer Nederland leider geweest van een ‘Quality Management’ project waarin we bij een aantal werkmaatschappijen processen verbeterd hebben, vooral vereenvoudigd.
Processen hebben de neiging organisch te groeien. In alle richtingen. “Als een bloemkool” zo placht de externe adviseur het plastisch uit te drukken. Vereenvoudigen dus. De uitwassen snoeien, gezamenlijk, met de medewerking van alle procesdeelnemers. Resultaat: plezieriger werken, geen “over de schutting gooierij” meer, en uiteindelijk een efficiënter proces, waarin deadlines zonder stress gehaald konden worden.
(Spel)regels zijn vaak nodig voor een proces maar een overmaat kan het frustreren.
De mate van regulering hangt ook af van de aard van een organisatie. In egalitaire organisaties als het Nederlandse ICT bedrijf Schuberg Phillis en het Braziliaanse produktiebedrijf Semco, waarin “werknemers” verregaande bevoegdheden en verantwoordelijkheden hebben lijken regeltjes van minder belang. Ieder is zich bewust van zijn eigen verantwoordelijkheid, stelt zijn eigen doel en streeft zijn eigen resultaat na, waarbij de lat soms hoog ligt.
Boyle
Het lijkt er op dat hier een management variant van de fysische wet van Boyle van toepassing is. Die wet zegt dat het produkt van volume en druk van een ideaal gas bij een gegeven temperatuur constant is. In ons geval RxV=c, of: het produkt van Regulering (incl. controle) en Verantwoordelijkheid is constant, dat wil zeggen: met veel regeltjes wordt weinig eigen verantwoordelijkheid gevoeld, en omgekeerd, met veel eigen verantwoordelijkheid zijn weinig regels nodig.
Zijn dit niet nuttige invalshoeken om eens naar de processen in uw eigen uitgeverij te kijken? Eenvoud en de Wet van Boyle? Waar ligt het optimum tussen regelen en vrij laten met voldoende verantwoordelijkheden?
Edwin Kisman
