“Stress kost economie bijna 3 miljard”, de kop op een bericht in de Volkskrant van 12 november. TNO en het CBS hebben dat berekend. Werkstress is de oorzaak van ruim eenderde van het ziekteverzuim. Wat zijn oorzaken van stress, naast sociodigitale druk, en wat kan je er aan doen?
Moet je veel onthouden? Loopt op een gegeven moment je hoofd (te) vol? Ontsnappen acties aan je aandacht? Sta je onder druk, ben je “gestressed”? Gewoon minder hooi op je vork nemen! Niet mogelijk?
OK, dan moet je een extern geheugen inschakelen. Je aandachtspunten daarheen verplaatsen. Exporteren naar papier, naar je computer, naar de ‘cloud’. “Hik spik spouw. Ik geef de hik aan jou”.
Jij bent er vanaf als je je gedachte ook helemaal los laat. Dumpen in de “trash”.
Uit je volle hoofd zetten en helemaal vertrouwen op dat externe geheugen, dat je op elk moment kan raadplegen. Ziezo, weer ruimte in je hoofd. Zorgen, zeurende gedachten zijn ook notoire bezetters van geheugenruimte. Is iets gebeurd en kan je er niets meer aan doen, hup de ” trash” in. Niet langer over zeiken. Je hoofd leegmaken, “brainpurge“.
Extern geheugens
Welke externe geheugens bestaan er in de ‘to-do’ lijstjes sfeer?
Notitieblok. Recht toe rechtaan, het meest simpel. Je houdt daarop een lijst bij van zaken die je moet doen, je ‘to-do’ lijst. Uit je hoofd zetten, op papier. Ruimte in je hoofd. Actiepunt afgewerkt, punt afvinken.
Papieren agenda. Wil je er een deadline aan koppelen dan gebruik je simpelweg een papieren agenda. Invullen liefst met potlood, kan je het zonodig “uitgummen”. Een agenda met een weekoverzicht op de linkerpagina en een blanco rechterpagina voor het maken van aantekeningen, het vastleggen van ideeën. Mijn favoriet.
Planbord. Third best, geeltjes op een groot planbord, eventueel met een mogelijkheid tijdlijnen te plaatsen of categorie matrices. Actie klaar, geeltje er af.
Digitale agenda’s. Ga je digitaal dan zijn er verschillende agenda’s met kalender en mogelijkheden om informatie toe te voegen. Bijvoorbeeld Google Agenda of de Apple Calendar. Het voordeel van zo’n digitale agenda is dat je makkelijk afspraken en gebeurtenissen kan (terug)zoeken.
Digitale to do
Er zijn ook digitale ‘to-do’ apps waarbij de prioriteit ligt op de actie en de omschrijving daarvan en de datum ondergeschikt is.
Een mooi programma dat ik vrij intensief gebruik is Wunderlist. Is gesynchroniseerd te gebruiken op desktop, tablet en smartphone. Voor Mac en Windows. Goed voor de digitale nomade.
In dit externe geheugen kan je activiteiten een prioriteit toekennen, onderliggende actiepunten aangeven en, wat heel handig is, documenten en zelfs een heel dossier toevoegen. Bij een actiepunt heb je dus meteen de achterliggende documentatie. In feite je briefing voor de actie.
Elke ochtend vijf minuten besteden om je lijst door te nemen en bij te houden en je staat weer helemaal ‘up to date’ in je startblokken.
Een alternatief lijkt me Bullet Journal, maar daarmee heb ik nog geen ervaring.
Een leeg hoofd
Aandachtspunten overhevelen naar een extern geheugen om je te volle hoofd leeg te maken was het onderwerp van een interview van Ykje Vriesinga met David Allen in de NRC van 14 juni.
Met de veelbelovende en ambitieuse kop “Mijn systeem helpt mensen grote dromen waar te maken”. Zijn systeem dat hij “Getting Things Done” (GTD) heeft genoemd, komt in feite neer op het vastleggen van gedachten (Things2Do) op geeltjes.
Het knappe van Allen is dat hij met de exploitatie van zijn idee een jaaromzet van $ 4 miljoen weet te halen! Mogelijk gaat het om meer dan geeltjes op een bord. Gedragsverandering, ja dat is niet makkelijk.
Onder het artikel staat een aantal lezersreacties waarin Allen en zijn systeem wordt afgebrand.
Wat me niet helemaal verbaasde.
Edwin Kisman
Lees ook de volgende blogs over destressing
Planning: tijd nemen om je route in kaart te brengen 1 juni 2015
De ‘Power Nap’ om de dag goed door te komen 11 januari 2017
Goed geheugen: aangeboren of aangeleerd? 13 april 2017
Last van uitstelgedrag? Een pomodore en een wekker kunnen je helpen 25 augustus 17
De waarde van het alleen zijn. In afzondering op Bali 7 september 17
Overleven in een wereld die razendsnel verandert. Die steeds complexer wordt 13 september 2017
Alleen zijn, ten uitvoer gebracht. 8 december 17
en het artikel van Annemiek Leclaire in de NRC van 13 september 2019
“Een pleidooi voor ontploeteren, zodat het leven net iets beter past”
Dan nog
Wunderlist voor Mac en Windows
