Kost het je moeite om een klus te beginnen en stel je het daarom keer op keer uit?
Vertoon je regelmatig uitstelgedrag omdat je opziet tegen dat rapport? Een duidelijk geval van procrastinatie waarover ik eerder schreef.
Je weet wel hoe het moet maar je ziet op tegen het begin. De berg waar je overheen moet is te hoog. Hoe krijg je dat eerste zetje en blijf je lopen? Wel eens gehoord van de Pomodoro Techniek?
Francesko Cirillo
Probeer eens de techniek die eind jaren 80 door Francesko Cirillo is ontwikkeld. In het kort komt het er op neer dat je jezelf een tijdblok stelt waarin je een bepaalde opdracht af moet hebben. Na dat blok heb je een vaste pauze. Daarna volgt weer een nieuw blok. Dat kan een tweede onderdeel zijn van een groter geheel waartoe ook het eerste blok behoorde of een geheel nieuwe opdracht.
Ik kwam toevallig op het boek van Cirillo door een samenvatting in Blinkist.
Pomodore
Cirillo werkt met blokken van 25 minuten, die hij “pomodoro”noemde afgewisseld door pauzes van 5 minuten, waarin je iets heel anders moet doen. Op je hoofd staan, naar muziek luisteren, twee rondjes rond het huis lopen, de trap op en af in het kantoor, bedenk het maar. Dat is om het hoofd leeg te maken. Na vier pomodores moet je een langere rustpauze nemen, bijv. 15 minuten. Zie oa de uitleg van Nico Oud.
Discipline
Je moet je strikt aan die bloktijden van 25 en 5 minuten houden. Je gebruikt daarvoor een keukenwekker of, zoals ik een oude Durst Coltim wekker uit mijn vroegere doka. De term “pomodoro” komt, heel triviaal, van de keukenwekker in de vorm van een tomaat die Cirillo gebruikte.
Je moet zicht op de wekker houden en horen tikken zodat je weet hoeveel tijd je nog hebt. Daar zit een zekere tijdsdruk in. Het tikken van de wekker maakt je letterlijk bewust van de voortschrijdende tijd.
Salami
Met het splitsen van een opdracht of probleem in kleinere delen verlaag je de weerstand om dat grote probleem aan te pakken, onder meer doordat je een beter overzicht hebt. Je versimpelt een complexe taak.
Het is vergelijkbaar met de aanbevelingen voor het sneller redigeren. Zie de blog “Sneller Redigeren in drie Stappen”.
Taken die zich ervoor lenen
Voorbeelden van complexe taken die je in pomodoros kan onderverdelen zijn
* het artikel dat vorige maand al af had moeten zijn,
* het schrijven van een rapport, dat voortdurend ingehaald wordt door andere “urgente” zaken,
* het opstellen van een businessplan waar al zo vaak naar gevraagd is,
* het halfjaarverslag dat nu al anderhalve maand over tijd is,
* de planning van het evenement, dat volgende week al gehouden moet worden,
Zo kan je wel door gaan.
Heb je van die taken eenmaal pomodoros gemaakt en werk je die uit, dan rollen de resultaten er snel uit.
Het afronden van een pomodoro geeft je meestal een goed gevoel. Zo’n voltooide taak zet ik met een plusteken in mijn agenda, om ‘s avonds te kunnen terugkijken op een vruchtbare dag.
Focus houden
De crux van de techniek is het gefocusseerd werken. Dat betekent ook dat je tijdens zo’n blok geen afleidingen moet toestaan. Afleidende gedachten en lumineuze ideeën, noteer die kort. Verder: geen telefoon aannemen, geen e-mails checken en de collega die bij je binnenloopt meteen wegsturen.
Je wordt je bovendien door de beperking goed bewust van de tijd. En je wordt als het ware veroordeeld tot doorwerken aan je taak.
Tevoren lijst pomodoros
Wil je een productieve dag, stel dan tevoren een lijst van pomodoros op die je wil afwerken.
Een probleem in het begin is het tevoren inschatten van de tijd die je nodig hebt voor een taak. Is dat 1, 2 of misschien 3 pomodoros, of méér. Na een tijdje krijg je daar ervaring in.
Timeboxing
De Pomodore Techniek valt onder het algemenere concept van “time boxing”. Het is het beperken van de hoeveelheid tijd die je aan een activiteit mag besteden.
Het doet bijvoorbeeld ook denken aan een bepaald vorm van “freewriting “. Wel eens gedaan? Vijf of tien minuten achtereen doorschrijven zonder je pen van het papier te halen, zonder je te bekommeren om leestekens, om een goede zinsopbouw, om de juiste spelling. Zonder ophouden doorschrijven tot de wekker gaat. In de volgende fase ga je fatsoeneren.
Geen wekker? Geen nood!
Wie helemaal in de ban is van algoritmen en niet meer weet wat een keukenwekker is, er zijn ook apps. Zoals Pommie, de meest eenvoudige die ik op mijn iPad gezet heb (€ 2,29). Kijk ook naar het recente overzicht “The 12 Best Pomodoro Timer Apps to Boost Your Productivity”. Of “The Best Pomodoro Timer Apps & Online Tools”. Beide bronnen geven ook nog een beschrijving van de Pomodoro Techniek.
Deze blog als voorbeeld
Deze blog schreef en publiceerde ik in vijf pomodoros, nadat ik het idee had “ontvangen”.
* Pomodoro 1: onderzoek en informatievergaring (op internet)
* Pomodoro 2: verzamelen van flarden gedachten, zinnen, woorden
* Pomodoro 3: gladstrijken van de ruwe fase tot een concept
* Pomodoro 4: eindredactie, revisie en het maken van de tekening
* Pomodoro 5: laatste schaafwerk en “uploaden”
In de pauzes luisterde ik naar El Amor Brujo van Manuel de Falla, met boeiend schurend/schor gezang van Spaanse zangeressen.
En jij? Heb je een lastige of vervelende klus die je al een paar keer voor je uitgeschoven hebt? Ga eens met de Pomodoro Techniek aan de gang! Eenvoudig, meteen te gebruiken en heel effectief.
Succes er mee!
Edwin Kisman
