Bezint eer ge begint en nog een aantal andere alledaagse gezegden en wijsheden, verwoorden waar het bij planning om gaat: het zorgvuldig voorbereiden van de beste weg naar je doel.
Rustig nadenken voor je ergens aan begint kost tijd.
Dat wordt vaak als overbodig ervaren. Liever wil je meteen beginnen met het uitwerken van een goed idee.
Plannen is onthaasten
Plannen is investeren met een hoog rendement. Het levert naderhand een tijdsbesparing op en leidt tot een beter eindproduct. Je hoeft maar zelden zaken over te doen en je weet waar en wanneer je parallel kan werken.
Bovendien voorkomt het stress. Plannen is energie verdelen, slopende pieken vermijden, een vlakke race rijden.
Eerst wat, dan hoe en wanneer
Redactioneel zijn twee vormen van planning van belang: de inhoudelijke planning en de productieplanning. Beide hebben te maken met de factor tijd.
De productieplanning brengt activiteiten in beeld en vormt een leidraad voor het uitvoeren van de inhoudelijke planning. Het is een keten van deadlines langs een kritisch pad
Bij de inhoudelijke planningen worden de onderwerpen afgezet tegen de tijd.
Dat kan op diverse niveaus: het jaarplan, de nummerplanning en het artikelplan (‘story planning’)
Het jaarplan brengt balans in de inhoud
Het jaarplan is een matrix van genres en nummers, waarvan de cellen (voorlopig) gevuld zijn met onderwerpen in een representatieve mix, getoetst aan de formule van het blad.
Het maken van een jaarplan begint bij het bedenken van onderwerpen, een creatief proces dat het best verloopt in teamverband, in een multidisciplinaire groep, met zoveel mogelijk bijdragen vanuit verschillende gezichtspunten.
Zo’n plan is als een mandje met onderwerpen, die over de nummers van een jaar worden gestrooid.
Voor de eerstkomende edities zijn ze concreet en soms ingevuld, voor latere nummers zijn het intenties. De onderwerpen en de genres en invalshoeken, waarin zij worden gebracht, in een verhouding die strookt met de formule. Je kan daarvoor bijvoorbeeld ook geeltjes gebruiken.
Het jaarplan is een hulpmiddel bij de dosering van onderwerp, het brengen van balans in de inhoud en het afstemmen op de behoeften van de gebruikers.
Het biedt een redactie bovendien de mogelijkheid tijdig te beginnen aan het ontwikkelen van artikelen en het uitzetten ervan bij de schrijvers en fotografen.
Een handreiking aan het productieplan.
Het maken van een jaarplan kan ook nuttig zijn bij het starten van een tijdschrift. Het is een toets voor de haalbaarheid van het blad: zijn we in staat om een jaar te vullen met voldoende waarde voor onze toekomstige lezers?
De weg naar actualiteit
Nieuws is niet te plannen.
Gebeurtenissen vinden plaats, overvallen je, je schrijft erover, achteraf. Ze komen onverwachts en zijn dus niet te voorzien.
Niet waar.
Driekwart van wat komt is bekend. Zeker in het vaktijdschriftenwereldje waarin markt en lezers in elkaar overlopen en redacties vaak een uitgebreid en verfijnd netwerk hebben.
Op gebeurtenissen is te anticiperen. Het uitkomen van een rapport, de opening van een fabriek, een jubileum, een nieuwe ontwikkeling. Het is bekend, zowel ‘on’ als ‘off the record’.
Een planning is zelf te maken. Er bestaan ook commerciële diensten zoals Zapaday die kalenders publiceren. Het is zelfs mogelijk eigen ontwikkelde agenda’s, niet ondenkbaar in de vaktijdschriftenwereld, te vermarkten via de marktplaats van Zapaday.
Nieuws is dus te plannen, voor te bereiden en op te nemen in het jaarplan. En met onderzoeksjournalistiek maak je zelf het nieuws. Je kan het plannen wanneer je maar wilt. Het is de weg naar primeurs.
Het nut van nieuwsplanning is vooral groot bij bladen met een lage frequentie. Het opent voor deze tijdschriften de weg naar actualiteit. Het alternatief is een online “bijwagen” met een hogere frequentie.
Het maken van een (inhouds)planning vereist samenwerking en vraagt in het begin wat tijd, maar het loont ruimschoots de moeite.
Edwin Kisman
