Een duidelijke briefing voorkomt ‘rework’

Een duidelijke opdracht bespaart redactie, schrijvers, fotografen en illustratoren tijd en energie. Zij weten dan wat er van hen verwacht wordt. Dat voorkomt naderhand ‘rework’.

Karel, eindredacteur van De FiscaliTIJD, belt mr. Arie Starkenborg van het adviesbureau ADGM om hem een bijdrage voor het septembernummer te vragen. ‘FT’ is een tijdschrift voor fiscale consulenten en gespecialiseerde advocaten. Het geeft praktische, direct toepasbare informatie.

‘Hallo Arie, met Karel. Zou je weer eens wat voor ons willen schrijven?’.
‘Hangt er van af, Karel. Waarover?’
‘Die beperking van de renteaftrek voor hogere inkomens is onafwendbaar nietwaar? Kan jij met een praktisch verhaal komen over de gevolgen. Je weet al iets over onze lezers, maar ik stuur je nog een korte beschrijving van een deelgroep waarvoor je zou moeten schrijven. We hebben onlangs onze doelstelling wat bijgeschaafd. Stuur ik je ook. Kan je een zakelijk stuk schrijven met een berekening erbij en misschien een programmaatje dat de lezers kunnen downloaden van onze site? Dat zou fantastisch zijn, Arie’.
‘Dat lukt me wel. We hebben een eenvoudig programma voor onze relaties; dat zou ik kunnen gebruiken. Wanneer moet je het hebben en hoe lang moet het zijn?’.

‘De deadline is 5 augustus. Het mag 750 woorden zijn. Ik stuur je vandaag meer gegevens en hoe wij het artikel verder zien. Ook een storyplan. Daarin hebben we een aantal lezersvragen opgesomd. Je vindt er onze ideeën over de illustraties. Als je daar nog commentaar op hebt, graag’.
‘O ja, zo’n storyplan. Dat is wel handig. Heb ik vorige keer ook gehad. Geeft me het gevoel voor de context. Wat ik moet schrijven en wat op een andere manier wordt gebracht. Moesten je collega’s ook eens doen’.

Start
Met dit telefoongesprek start het schrijfproces van Arie. Hij heeft al enige ervaring met De FiscaliTIJD en weet iets over de lezers en de werkwijze van de redactie, maar wordt daar door de briefing van Karel nog eens aan herinnerd. Hij krijgt duidelijk op een rij wat Karel van hem verwacht. Dat maakt het schrijven voor hem makkelijker. Net zoals het zelf-redigeren. Het verkleint voor hem de kans dat hij zijn manuscript terugkrijgt met commentaar om het te verbeteren. Niet één, maar misschien twee of drie keer.

Checklist
Karel schrijft een bevestiging van het telefoongesprek met Arie en verzamelt de bijlagen aan de hand van een checklist. Even later belt hij Mariet om haar te vragen een infografiek te maken, waarin het mechanisme van de belastingheffing wordt uitgelegd en de gevolgen voor de diverse inkomensgroepen. Hij legt uit waaraan gedacht is tijdens de storyplanning. Hij mailt haar zijn briefing en pdf’s van het storyplan en van een achtergrondartikel. Hij wijst haar in het bijzonder op de lezersvragen die zijn opgekomen. Hij vraagt haar twee weken vóór de deadline met een concept te komen, zodat ze vóór de afwerking nog even met Arie kunnen overleggen.
Karel gaat nu een ‘wachttijd’ in. Hij zal tussentijds nog met Arie en Mariet bellen om te vragen hoe het gaat en om eventueel nog steun te geven. Hij maakt zich overigens geen zorgen over de deadline. Hij kent Arie en Mariet.
Door de duidelijke briefing is de kans bovendien groot dat hij meteen krijgt wat hij wil. Geen ‘rework’. Dat scheelt energie, bespaart hem irritatie en vooral véél tijd.

Checklist voor een efficiënte briefing:
* Bevestigingsbrief telefonisch contact
* Korte omschrijving opdracht
* Lengte en stijl
* Deadline, tussentijds contact over voortgang
* Format (tekst en beeld)
* Honorarium
* Bijlagen: het storyplan, achtergrondinformatie, waaronder websites
* Optie: Mission Statement blad

Edwin Kisman