Graphic Recording
een strategisch overleg visueel samenvatten

Graphic reporting “Zo makkelijk als visuele voorstellingen in het geheugen blijven hangen zo slecht zijn we in het onthouden van andere soorten informatie, zoals woorden- of cijferreeksen.

De clou van geheugentechnieken is dat je de soorten herinneringen die onze hersenen niet of maar met moeite kunnen vasthouden, omzet in de soorten herinneringen waarop de hersenen zijn gebouwd.” Dat schrijft Joshua Foer in zijn boek “Het Geheugenpaleis”, dat ik in mijn vorige blog heb behandeld.


Zo vreemd is dat niet, want het schrift is eigenlijk een heel recent fenomeen in de evolutionaire geschiedenis van de mens. Pas 4.000 jaar jong op een historie van 120.000 jaar. Op een schaal van één etmaal: ontwikkeld rond drie kwartier vóór middernacht.
De informatie die er voor de Cro-magnonmens toe deed was: waar kan ik ook alweer dat voedsel vinden, waar is een bron, waar hangen die sabeltandtijgers uit? Uitsluitend visuele informatie, om levensbedreigingende situaties het hoofd te bieden.

Informatie die goed onthouden wordt
Iets wat moeilijk te onthouden is omzetten in pakkende visuele voorstellingen. Dat is de essentie van visuele representaties zoals infografieken, mindmaps maar ook van graphic recordings ook wel graphic reports genoemd.
Waarom zijn visuals zo effectief?
* Ze worden in een fractie van een seconde, integraal “gelezen”.
* Ze worden snel en diep ingeprent en daardoor beter herinnerd.
* Complexe situaties zijn visueel makkelijker weer te geven dan in woorden.
* Onderlinge verbanden en patronen zijn in één oogopslag zichtbaar.
Deze eigenschappen maken graphic recording tot een zeer effectieve manier van verslaggeving van brainstormsessies, strategievergaderingen en workshops.

Hoe gaat graphic recording in z’n werk?
Graphic RecordingStel je een strategisch overleg voor. Tien deelnemers. De agenda wordt vastgesteld, onderwerpen worden ingebracht, besproken, van kanttekeningen voorzien, tussentijdse conclusies worden getrokken, alternatieve opties worden genoemd, uitgangspunten worden herhaald, de discussies worden samengevat, de lunch staat klaar. Ontspannen.
Intussen heeft een ‘graphic recorder ’ naast of achter de gespreksleider (de facilitator),  de loop van de discussies op een groot vel papier, in beelden vastgelegd. Direct, met iconen, met metaforen, soms in een verhaallijn, dan weer opsommend, met kleuren verbanden leggend. De topografie van een strategie in wording.
Terug van de de lunch bekijken de deelnemers de samenvatting, de “graphic recording”, bespreken die, maken er aantekeningen op en brengen eventueel correcties aan.
Tijdens de middagsessie worden de opmerkingen besproken en wordt het visuele verslag verder uitgebreid, met aan het eind de samenvatting van de dag.
De gespreksleider neemt het gevisualiseerde verslag door met de graphic recorder, die het vervolgens meeneemt en een paar dagen later terugkomt met een “gladgestreken” versie.
De strategie voor de komende zes maanden. Wordt opgehangen bij de koffieautomaat of een andere plek waar de meeste medewerkers langskomen.
De strategie in beeld. Eenvoudig, goed uitgelegd, voor iedereen makkelijk te begrijpen. Snel in te prenten en goed te onthouden.
Beleidscommunicatie in optima forma.

Bij de les blijven
De betrokkenheid van deelnemers bij graphic recording is groter, zeker bij interactieve sessies. Het is makkelijker voor ze om bij de les te blijven.
Bovendien zijn graphic recordings leuk en, ze blijven hangen. Doorgaans worden de resultaten van een sessie vergeten zodra de deelnemers weer terug zijn op hun werkplek, in hun dagelijkse omgeving, in de waan van de dag. Traditionele verslaggeving (notulen), verandert daar weinig aan.
Een graphic recording heeft impact en leidt tot productieve resultaten, zorgt voor follow up.

Graphic recorder en facilitator in één
De rol van gespreksleider en graphic recorder kan ook in één persoon verenigd zijn, een graphic facilitator. Dat vereist wel meer inspanning en capaciteiten van de reporter/facilitator: het gesprek leiden, sturen en tegelijkertijd tekenen. Voor beide rollen is goed luisteren en begrijpen waar het over gaat natuurlijk essentieel. Een goede briefing van de opdrachtgever is daarom nuttig en belangrijk.

Literatuur
Een recent, duidelijk en mooi boek hierover is dat van Anna Lena Schiller  “Graphic Recording”, uitgegeven en geredigeerd door Gestalten Verlag GmbH ( september 2016).
ISBN 978-3-89955-656-8

Een video uitleg geeft de door de wol geverfde graphic reporter Brandy Agerbeck in een kort filmpje
Van haar hand is ook het boek “ The Graphic Facilitators Guide”.

 

Edwin Kisman

edwinkisman@gmail.com

Print Friendly, PDF & Email